WhatsApp Centang Biru & AI untuk Event Organizer: RSVP, Reminder & E-Ticket Otomatis
Kirim undangan ke ribuan peserta, kumpulkan konfirmasi hadir lewat 1 klik tombol, jawab pertanyaan peserta 24 jam dengan AI, dan kelola semua chat IG & WhatsApp dari satu dashboard. Langganan cukup 1 bulan, aktifkan saat ada event saja.
Anda diundang ke Gala Dinner Annual Meeting 2026
📅 Sabtu, 1 November 2026
🕖 18.30 WIB
📍 Ballroom Hotel, Jakarta
Mohon konfirmasi kehadiran Anda 🙏09.27
Ringkasan: WhatsApp Business API untuk Event Organizer
Chatbotnesia adalah BSP (Business Solution Provider) resmi WhatsApp Business API di Indonesia yang membantu event organizer dan event planner mengirim undangan, RSVP dengan tombol Hadir/Tidak Hadir, e-ticket, info perubahan acara, dan reminder lewat nomor WhatsApp centang biru tanpa risiko blokir. Platform ini juga menyediakan AI auto reply untuk FAQ peserta, AI Talking Avatar untuk booth expo, inbox omnichannel (WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram), dan rekaman panggilan WhatsApp dengan transkrip AI. Biaya mulai Rp300.000 per nomor per bulan dengan minimum langganan 1 bulan.
Admin event kewalahan sebelum acara dimulai
Ribuan peserta, satu-dua admin, dan WhatsApp biasa yang rawan diblokir. Kedengarannya familiar?
Nomor kena blokir
Broadcast undangan pakai WhatsApp biasa ke ratusan nomor, besoknya nomor panitia di-banned.
Rekap RSVP manual
Konfirmasi hadir tersebar di chat, dicatat satu per satu ke Excel. Jumlah catering jadi tebak-tebakan.
Pertanyaan berulang
"Dress code apa?" "Parkir di mana?" "Boleh bawa anak?" Ratusan kali, setiap event.
Chat & deal tercecer
Klien DM di Instagram, follow up di WA, deal di telepon. Saat admin ganti, riwayatnya hilang.
6 alasan Event Organizer pakai Chatbotnesia
Satu platform untuk seluruh siklus event: dari promosi, undangan, hari-H, sampai follow up klien berikutnya.
Broadcast WhatsApp resmi untuk promo, RSVP, info dadakan & reminder
Kirim pesan massal lewat jalur resmi WhatsApp Business API, aman dari blokir. Setiap pesan bisa dipersonalisasi (nama, kursi, jam) dan statusnya terpantau: terkirim, diterima, dibaca, atau gagal.
- Promo event: early bird, presale tiket, undangan expo ke database pengunjung lama
- RSVP 1 klik: tombol Hadir / Tidak Hadir, hasilnya langsung jadi statistik
- Info dadakan & e-ticket: perubahan jadwal, pindah venue, kirim e-ticket & QR ke semua peserta
- Reminder: H-7, H-1, dan 2 jam sebelum acara, terjadwal otomatis
Hai Kak Rina, sebagai pengunjung tahun lalu kamu dapat akses presale 24 jam lebih dulu. Harga mulai Rp250.000, hanya 500 tiket.10.00
Kami mengundang Anda pada Seminar Nasional Kesehatan 2026, Sabtu 1 Nov, 08.00 WIB. Mohon konfirmasi kehadiran 🙏09.27
Statistik Respon Tombol Total Klik: 41
Contoh dashboard dari campaign nyata (132 peserta). Jawaban per nomor tercatat otomatis, siap diekspor untuk catering & seating.
Halo Kak Dimas, karena penutupan jalan, pintu masuk dipindah ke Gerbang Timur. Berikut e-ticket kamu, tunjukkan QR ini di gate.
🎫 Tiket: REG-0412 · Zona B06.15
Halo Pak Budi, besok acara Expo UMKM 2026 dimulai pukul 09.00 WIB di Hall A. Registrasi dibuka 08.00. Jangan lupa bawa e-ticket ya!16.00
AI menjawab FAQ peserta 24 jam, admin fokus ke hal penting
Latih AI dengan rundown, info venue, dress code, aturan tiket, dan FAQ event Anda. AI membalas dengan bahasa natural, bukan robot kaku. Pertanyaan yang butuh manusia otomatis diteruskan ke admin.
- Jawab dress code, parkir, rundown, lokasi gate, refund
- Ganti materi cukup upload dokumen baru per event
- Auto label: peserta, calon klien, komplain
Frontliner digital untuk booth expo, meja registrasi & information center
Avatar AI yang bisa bicara dan menjawab pengunjung secara langsung di layar kiosk. Bisa memakai wajah brand ambassador atau maskot event, dan tetap jalan meski sinyal di venue lemah karena mendukung mode offline.
- Menarik perhatian pengunjung booth, jadi bahan konten
- Jawab info produk, jadwal panggung & denah tenant
- Bisa sewa/beli software saja, hardware saja, atau paket lengkap
Isi video: demo AI Talking Avatar Chatbotnesia yang menjawab pertanyaan pengunjung secara lisan dalam Bahasa Indonesia, dengan gerakan bibir (lip-sync) yang mengikuti suara. Avatar bisa memakai wajah staf, brand ambassador, atau maskot, dilatih dari dokumen seperti FAQ dan katalog produk, dan dapat berjalan offline di layar kiosk touchscreen 32", 43", atau 55".
Nomor panitia terverifikasi, peserta tidak ragu membuka pesan
Undangan dari nomor tak dikenal sering dianggap penipuan. Dengan WhatsApp Business API dan badge verifikasi (centang biru, dulu dikenal centang hijau), nama brand EO Anda tampil resmi dan kredibel di mata peserta maupun calon klien korporat.
- Chatbotnesia adalah BSP resmi, proses pendaftaran kami bantu urus
- 1 nomor resmi bisa dipakai banyak admin sekaligus
- Nomor pribadi admin tetap aman, tidak perlu dibagikan
WhatsApp Business API BSP resmi →
Contoh nomor WhatsApp bisnis yang sudah terverifikasi centang biru melalui Chatbotnesia.
Semua chat klien & peserta di satu inbox
Calon klien sering menghubungi EO lewat DM Instagram, lalu pindah ke WhatsApp, lalu Facebook. Chatbotnesia menyatukan semuanya dalam satu dashboard, lengkap dengan riwayat percakapan, sehingga tidak ada lead yang terlewat.
- Tidak perlu bagi password Instagram ke admin
- Bagi chat otomatis ke tim sales, tim tiket, atau tim vendor
- Pantau kecepatan balas tiap admin & pipeline deal klien
Keputusan klien sering terjadi di telepon. Jangan sampai hilang.
Budget, jumlah tamu, perubahan konsep, deadline vendor: banyak dibahas lewat panggilan WhatsApp lalu terlupakan. Dengan Chatbotnesia, panggilan direkam otomatis dan diubah menjadi teks oleh AI, jadi setiap kesepakatan punya catatan.
- Rekaman & transkrip AI tersimpan per klien
- Hindari "kok beda dengan yang dibahas di telepon?"
- Telepon keluar langsung dari dashboard, nomor resmi perusahaan
• Tema warna diganti sage green
• Klien setuju tambah budget dekorasi
• Revisi proposal dikirim Jumat
Contoh alur komunikasi event dengan Chatbotnesia
Atur sekali di awal, sisanya berjalan otomatis sesuai jadwal.
Promo & undangan
Broadcast early bird atau undangan RSVP ke database peserta.
Rekap RSVP
Lihat statistik hadir/tidak hadir, kirim ulang ke yang belum menjawab.
E-ticket & reminder
Kirim e-ticket, QR check-in, rundown, dan info parkir.
AI & avatar bertugas
AI jawab chat peserta, avatar AI melayani di booth atau meja informasi.
Follow up
Kirim sertifikat, materi, dokumentasi, dan survei kepuasan.
Event musiman? Bayar saat ada event saja.
Kami paham bisnis event tidak selalu ramai setiap bulan. Karena itu tidak ada kontrak panjang.
Bukan 6 bulan, bukan 1 tahun. Cukup berlangganan selama periode event Anda.
Event selesai? Berhenti dulu. Ada event berikutnya? Aktifkan lagi.
Biaya broadcast sesuai jumlah pesan yang benar-benar dikirim.
Contoh estimasi biaya per jenis event
Asumsi 3 pesan utility per peserta (RSVP, e-ticket, reminder). Belum termasuk pendaftaran WABA Rp500.000 sekali bayar.
| Jenis event | Kebutuhan | Biaya per bulan |
|---|---|---|
| Gala dinner / gathering kantor 132 tamu | 1 nomor (Rp300.000) + 1 agent (Rp75.000) + 396 pesan utility (Rp158.400) | Rp533.400 |
| Seminar / workshop 300 peserta | 1 nomor (Rp300.000) + 1 agent (Rp75.000) + 900 pesan utility (Rp360.000) | Rp735.000 |
| Expo / pameran 2.000 pengunjung | 1 nomor (Rp300.000) + 3 agent (Rp225.000) + 2.000 pesan promo marketing (Rp1.200.000) + 6.000 pesan utility (Rp2.400.000) | Rp4.125.000 |
Hitung Estimasi Biaya Event Anda
Atur kebutuhan di bawah ini. Total biaya per bulan langsung terhitung.
Apakah Anda sudah punya akun WABA?
Jika belum, ada biaya pendaftaran satu kali Rp500.000.
Berapa pesan broadcast yang Anda kirim bulan ini?
Isi perkiraan Anda. Kosongkan atau isi 0 untuk jenis yang tidak dipakai.
Pertanyaan yang sering diajukan Event Organizer
Apakah bisa berlangganan hanya 1 bulan untuk satu event?
Bisa. Minimum berlangganan Chatbotnesia hanya 1 bulan, tidak wajib 6 bulan atau tahunan. Anda bisa aktif saat persiapan event, berhenti setelah event selesai, lalu mengaktifkan lagi untuk event berikutnya.
Apakah broadcast undangan ke ribuan peserta aman dari blokir?
Aman, karena dikirim lewat WhatsApp Business API, jalur resmi dari Meta. Pesan broadcast menggunakan template yang disetujui Meta, berbeda dengan aplikasi blast ilegal yang memakai WhatsApp biasa dan rawan banned.
Bagaimana cara kerja tombol RSVP Hadir / Tidak Hadir?
Peserta cukup menekan tombol di pesan WhatsApp. Jawaban setiap nomor tercatat otomatis di dashboard, lengkap dengan statistik jumlah dan persentase, sehingga Anda bisa langsung memakainya untuk perhitungan catering, kursi, dan souvenir. Pesan lanjutan juga bisa diatur berbeda untuk yang hadir dan tidak hadir.
Bisakah mengirim e-ticket atau QR code lewat WhatsApp?
Bisa. E-ticket dapat dikirim sebagai gambar atau PDF dengan data yang dipersonalisasi per peserta, misalnya nama, nomor tiket, dan zona. Untuk integrasi dengan sistem ticketing Anda, tersedia Open API.
Berapa biaya kirim pesan broadcast WhatsApp untuk event?
Pesan marketing (promo, undangan event baru) Rp600 per pesan, sedangkan pesan utility (RSVP, e-ticket, reminder, info perubahan) dan OTP Rp400 per pesan. Balasan chat dalam jendela 24 jam setelah peserta mengirim pesan tidak dihitung per pesan broadcast.
Apakah nomor WhatsApp panitia yang sekarang bisa dipakai?
Bisa. Nomor seluler maupun nomor kantor yang aktif dapat didaftarkan ke WhatsApp Business API setelah Business Manager Anda terverifikasi. Tim Chatbotnesia membantu prosesnya dari awal sampai siap pakai.
Berapa lama proses setup sebelum event?
Sebaiknya mulai 1–2 minggu sebelum broadcast pertama agar ada waktu untuk verifikasi akun, persetujuan template pesan oleh Meta, dan pelatihan AI dengan data event Anda. Hubungi tim kami untuk estimasi sesuai kondisi akun Anda.
Apakah AI bisa menjawab pertanyaan berbeda untuk setiap event?
Bisa. Knowledge AI diperbarui dengan mengunggah dokumen event terbaru, misalnya rundown, FAQ, denah, dan aturan tiket. Jika AI tidak yakin, chat diteruskan ke admin manusia.
Apakah AI Talking Avatar bisa disewa untuk pameran atau expo?
AI Talking Avatar tersedia dalam bentuk lisensi software, hardware kiosk, atau paket lengkap, dan mendukung mode offline untuk venue dengan sinyal lemah. Hubungi tim kami untuk opsi sesuai durasi pameran Anda.
Apakah telepon WhatsApp dengan klien bisa direkam?
Bisa. Panggilan WhatsApp melalui dashboard Chatbotnesia direkam otomatis dan ditranskrip oleh AI, sehingga kesepakatan dengan klien atau vendor punya catatan yang bisa dicari kembali.
Ada event dalam waktu dekat?
Konsultasi gratis dengan tim Chatbotnesia. Kami bantu setup WhatsApp resmi, template RSVP, dan AI untuk event Anda.
Chat Tim Chatbotnesia